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受取請求書自動処理システムで経理業務を効率化

月に10日ほどかかっていた受取請求書の処理が3日に短縮、さらなる業務の自動化を目指す

株式会社リプロス 導入事例

建設業1~100名製品の導入・活用支援営業・業務プロセス効率化

建物の内装仕上げや、住宅リフォームなどを行う株式会社リプロス。受注した工事は、職人や外注業者から1カ月あたり40件近い請求書を受け取っており、内容の確認や支払いなどに月に10日ほどの作業日数を要していた。そこで大塚商会を通じて受取請求書自動処理システムを導入。作業時間が大幅に短縮された。

  • 業務効率の向上
  • 生産性向上対策
  • 電子帳簿保存法対策
  • インボイス制度対策

2023年5月取材

株式会社リプロス

導入先の概要

業種
工務店
事業内容
オフィス・店舗の企画・デザイン、戸建て住宅・集合住宅のデザイン ほか
従業員数
6名(2023年5月時点)
ホームページ

導入の狙い

  • 受取請求書処理の効率化と精度を向上したい
  • 経理担当者の作業負担を軽減したい

解決策

  • 大塚商会の提案で受取請求書自動処理システム『受取請求書DXパック by invox』を導入

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
受取請求書自動処理システム受取請求書DXパック by invoxお問い合わせ

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株式会社リプロス 導入事例(PDF:2,774KB)

導入事例詳細

丁寧な内装仕上げとリフォームがモットー

代表取締役 飯島 大地氏

東京都日の出町に本社を構える株式会社リプロス(以下、リプロス)は、住宅、オフィス、店舗などの内装工事や、住宅リフォームを専門とする工務店だ。内装工事は、建物づくりの仕上げとして壁紙やカーペット、塩ビタイルなどを貼るのが主な仕事である。

他の工務店や設計事務所、ハウスメーカーなどから仕事を受注し、自社で作業を行うほか、フリーランスの職人や外注業者にも作業を委託している。

創業は2015年と、非常に若い会社である。代表取締役の飯島 大地氏はもともと飲食業で働いていたが、内装の職人であった父親の引退を機に、その事業基盤を引き継いで会社を設立。

本社エントランスに掲げられた社名とロゴ。控えめに掲げられているが、社名に込められている思いは大きく、職人たちとは家族ぐるみの仲を保っている

「下請けに甘んじるのではなく、いつかは元請けになりたい」(飯島氏)との思いから、「リノベーションを自ら企画し、提供できる会社」を目指し、「リノベーション」「プロジェクト(企画)」「サービス(提供)」の文字を取って社名を「リプロス」にした。「まだ元請けにはなれていませんが、いつかはなりたいという目標を掲げて頑張っています」と飯島氏は熱く語る。

他社の内装工事との大きな違いは、「とにかく丁寧に仕上げること」だという。「内装仕上げは建設の最終工程であり、最も目に留まるところでもあります。施主様も様子を見に足を運ぶ機会が多い段階であり、イメージ通りに仕上がっているか、満足していただける出来になっているかどうかということには、かなり気を配って作業を行っています。きれいになったと感謝の言葉をいただける仕事でもあり、やりがいと喜びの両方を感じられるこの仕事に魅力を感じています」と飯島氏。

真摯(しんし)に仕事に向き合う姿勢が高く評価され、リプロスの受注は拡大。仕事の確かさへの信頼も高まっている。

煩雑な受取請求書処理をシステムで自動化したい

東京西郊に本社を置くリプロスは、主に西多摩地区を中心に、八王子、立川などで内装工事を請け負っている。「しかし、注文があれば関東一円どこの工事でも対応できます。当社は各地に職人や外注業者のネットワークを築いており、その土地で特に腕の立つ職人や外注業者を派遣することが可能です」と飯島氏は語る。

各地の職人や外注業者に仕事を委託するのは、「何かあったらすぐに駆け付けてもらえる」と施主に安心感を与えることと同時に、長距離移動によって職人や業者に負担を掛けないためだ。「遠方の工事に職人や業者を派遣するとなると、移動時間と交通費などの負担が大きくなります。地元の職人や業者に依頼できれば、施主側の費用負担も減ります。お客様と職人、業者の双方にメリットがもたらされる方法でサービスを提供しています」と飯島氏は説明する。

ほぼ全てが紙で届く請求書処理の手間が課題

職人や外注業者のネットワークを駆使して、サービスエリアを年々拡大しているリプロス。当然、これらの委託先から受け取る請求書の件数も増加の一途をたどっている。

1カ月あたりに受け取る請求書は約40件に上る。しかもそのほぼ全てが郵便で送られてくる「紙の請求書」であり、同社の経理業務を担当する1名は処理作業に忙殺されていた。

「請求書の内容が工事ごとの収支と合っているかどうかを突き合わせ、問題がなければネットバンキングで振り込み手続きを行います。この一連の作業を行うために、1カ月当たり7日~10日前後の日数がかかっていたと経営担当者から聞いています。少人数の会社でもありますので、システムに代われる面倒な作業は、何とか自動化できないものかと思っていました」(飯島氏)

個性的なデザインの壁紙も、お客様の要望をかなえながら高い技術力で、見栄えに対する妥協のない施工を実現している

内装作業では多くの資材を調達する。同社では、壁紙から化粧材はもちろん、防音・吸音パネルやふすまなどの紙資材、カーペットやウッドデッキの張り替えなどにも対応し、物件に合わせた資材を調達していくため、種類も仕入れ先もかなりの数になり、その分の請求書が発生するのだ。

そこで、飯島氏が頼りにしたのが大塚商会である。

飯島氏はリプロスを創業して以来、大塚商会からパソコンや複合機、ウイルス対策ソフトといったさまざまな製品やソリューションを導入していた。

「起業は何もないところから始まるので、IT機器やシステムを一からそろえていかなければなりません。この機器はA社、このシステムはB社というようにバラバラに注文するのは面倒ですが、その点、大塚商会さんはオフィスに関するあらゆる製品やソリューションをまるごとまとめて取り扱っているので、とても頼れる存在でした。相談すると、すぐ提案をまとめてくれて、その日のうちに実務担当者と細かい確認に入っていました。そのスピード感は、さすが大塚商会さんだと思いました」と飯島氏は評価する。

理想にかなっていた『受取請求書DXパック by invox』

リプロスからの相談を受けて、大塚商会が提案したのは受取請求書自動処理システム『受取請求書DXパック by invox』であった。

このシステムは、紙の請求書の内容をAI OCR(光学文字認識)によって電子データ化し、連携する会計ソフトなどに自動入力できるようにするものだ。

invoxの読み取り精度は99.9%以上だ。手書きの請求書でも、ほとんど間違いのない状態でデータ化される。しかも、パソコンの画面上で請求書原本の画像と電子データ化された文字や数字を並べて見ることができるので、間違いがあっても簡単に見つけ出せる。

『受取請求書DXパック by invox』が読み取った請求書データを会計ソフトに取り込めば、あらかじめ会計ソフトに入っている工事ごとの収支データとの突き合わせも簡単だ。どの請求金額が、どの工事への支払いに該当するのかを自動で照合してくれる。また、請求書データを会計ソフトに送れば、それをさらにネットバンキングと連携させることで、振り込みを自動化できる。その結果、経理担当者の業務負荷はますます軽減されるのだ。

そして、電子帳簿保存法の「スキャナ保存制度」と「電子取引情報の保存」、インボイス制度の「適格事業者番号の項目追加」などにも対応している。2023年10月から始まるインボイス制度への対応も実現する。大塚商会の提案は、まさに飯島氏の理想にかなうものであったと言える。

期待以上の答えを出してくれる

飯島氏はソリューションの導入に際して、他のベンダーに問い合わせをすることはなく、大塚商会が提案する『受取請求書DXパック by invox』一択で選定した。大塚商会の提案力に信頼を置いているからだ。

「大塚商会さんには、常日頃から『こんな課題を解決できないか?』とあれこれ相談をさせてもらっています。どんな相談に対しても必ず期待以上の答えを出してくれるので、任せておけば大丈夫だという安心感があります。『受取請求書DXパック by invox』に関しても、提案を受けた時点で『これならいける』と確信しました」(飯島氏)

念のため、先に導入していた会計ソフトと問題なく連携することを確認した後、リプロスは2022年1月に『受取請求書DXパック by invox』を導入した。

実質的な作業日数が約10分の1まで短縮

『受取請求書DXパック by invox』のトップ画面。スキャンで取り込んだ請求書原本とデータ化した請求書を画面上でチェックできるので、振込金額手入力ミスの不安がなくなった

『受取請求書DXパック by invox』の導入効果は絶大であった。職人や外注先、仕入れ先から送られてくる紙の請求書をスキャニングすると、書かれている内容が電子データ化され、そのまま会計ソフトに取り込まれる。さらに、工事ごとの収支との照合や、振り込み(支払い)まで自動で行ってくれるので、経理担当者が請求書処理に費やす時間は大幅に減った。

「かつては1カ月あたり7日~10日かかっていた作業が、『受取請求書DXパック by invox』の導入によって、3日前後まで短縮されました。それも、郵送されてくる請求書の到着日に幅がある影響で約3日間となっているものの、実質的な作業工数は1人1日程度まで短縮しています。つまり、約10分の1の時間短縮効果が得られたということです」と飯島氏はその効果を語る。

読み取った請求書データにほとんど間違いがなく、安心感が高い点も高く評価しているようだ。

自動処理が可能になったことで、経理担当者の労働時間も短くなり、浮いた時間はほかの業務に専念できるようになった。リプロスのように少人数で業務を行う会社にとっては、非常にありがたいソリューションだ。

リプロスの社員数は、職人と事務スタッフを合わせて6名。拡大する受注を見据え、これからも業務の自動化を積極的に推し進めていく方針だ。

「大塚商会さんには、これからも少ない社員数でも業務を効率よく回せる有益なソリューションを提案してもらいたいです」と、飯島氏は期待を込めて語った。

大塚商会担当者からのコメント

「これからも業務自動化のソリューションを積極提案します」

株式会社リプロス様からは、効率よく業務をこなすため、自動化のソリューションを積極的に提案してほしいというご要望をいただいています。課題にしっかり耳を傾けながら、適切なソリューションを提案していきます。

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  • * 本事例中に記載の肩書や数値、社名、固有名詞などは取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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